SMART Technologies Privacybeleid Werving

Doel

Dit Privacybeleid Werving (het 'Beleid') zet uiteen hoe SMART Technologies ULC ('SMART', 'ons' of 'wij'), en de dochterondernemingen van SMART, met inbegrip van maar niet beperkt tot SMART Technologies Corporation, SMART Technologies (Seattle) Inc., SMART Technologies (Duitsland) GmbH, SMART Technologies (Frankrijk) SAS, SMART Technologies (GB) Limited, SMART Technologies (Midden-Oosten) FZE, SMART Technologies (China) Co., Ltd., SMART Technologies (Singapore) Private Limited, SMART Technologies (APAC) Inc., SMART Technologies (EMEA) Inc. en SMART Technologies (LATAM) Inc., je persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, verwerken, opslaan en beschermen tijdens het wervingsproces en dienstverband bij SMART.

'Persoonlijke gegevens' bestaan uit individueel identificeerbare informatie, namelijk informatie waarmee een natuurlijk persoon (geen bedrijf) kan worden geïdentificeerd of informatie die, met enige inspanning, kan worden gebruikt om een natuurlijk persoon te identificeren.

Dit beleid is van toepassing op sollicitanten, potentiële kandidaten en personen die deelnemen aan onze wervingsprogramma's en -evenementen.

Door je gegevens aan ons te verstrekken, ga je akkoord met de volgende voorwaarden:

• Je hebt dit Beleid gelezen, begrepen en gaat ermee akkoord;
• Je bent niet verplicht om de gevraagde informatie te verstrekken en je mag gegevens die je liever niet openbaar maakt wijzigen;
• Alle verklaringen die je hebt afgelegd zijn naar je beste weten waarheidsgetrouw en correct en je hebt niet opzettelijk relevante informatie weggelaten; en
• Dit Beleid is geen werkaanbod en vormt geen onderdeel van het arbeidscontract dat wordt aangeboden aan kandidaten die zijn ingehuurd door SMART.

Persoonlijke gegevens die we verzamelen

Wij verzamelen je persoonlijke gegevens rechtstreeks wanneer je solliciteert naar een functie via onze online sollicitatieprocedure. Onder de gegevens die we verzamelen vallen je naam, adres, contactgegevens, werk- en opleidingsverleden, prestaties, identificatiebewijzen, cijferlijsten en alle informatie die wettelijk vereist is (bijv. verblijfs- of werkvergunningen).

Tijdens evenementen of het wervingsproces kunnen we foto's of video's verzamelen. Als we je een aanbod doen, voeren we een antecedentenonderzoek uit en, voor zover de toepasselijke wetgeving dat toestaat, kunnen we gegevens verzamelen over strafbare feiten en procedures. Bovendien kunnen we gelijksoortige persoonlijke gegevens over jou verzamelen van derden, kredietagentschappen, wetshandhavingsdiensten, rekruteringsfirma's, je referenties, vorige werkgevers, SMART-werknemers die betrokken zijn bij je rekruteringsproces en aanbieders van achtergrondcontroles. We kunnen ook openbaar beschikbare informatie over jou verzamelen van socialemediaplatformen.

In sommige gevallen kunnen we, voor zover de toepasselijke wetgeving dat toestaat, informatie verzamelen over je gezondheid en medische kenmerken, zodat we voldoen aan verplichtingen op het gebied van volksgezondheid en veiligheid op de werkplek, en om aanpassingen te bieden tijdens het sollicitatieproces.

Gebruik van je persoonlijke gegevens

We verzamelen en gebruiken je persoonlijke gegevens om legitieme redenen die te maken hebben met personeelszaken en bedrijfsbeheer, zoals:

• kandidaten identificeren en beoordelen voor huidige en toekomstige vacatures;
• wervings- en aanwervingsdossiers bijhouden;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen
• vertificatie van je informatie, en referentiechecks en/of achtergrondcontroles (indien van toepassing);
• bescherming van onze wettelijke rechten voor zover wettelijk verplicht of toegestaan;
• communicatie naar jou toe over de wervingsprocedure en/of je sollicitatie(s); en
• de verbetering van het wervingsproces van SMART.

Wettelijke basis voor verwerking van je persoonlijke gegevens

Onze verwerking van je persoonlijke gegevens voor de hierboven genoemde doeleinden is gebaseerd op een of meer van de volgende rechtsgronden:

• onze legitieme zakelijke belangen bij de evaluatie van je sollicitatie en het verbeteren van ons wervingsproces;
• voldoen aan contractuele en pre-contractuele maatregelen rond je potentiële dienstverband; en
• voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals voor de volksgezondheid en veiligheid op de werkplek.

Achtergrondscreening

Als je een baan van ons krijgt aangeboden, voeren we zelf of via een derde partij een achtergrondcheck uit. Als een achtergrondcheck nodig is, kan een derde partij contact met je opnemen en je toestemming vragen voor toegang tot je gegevens. Op dat moment ontvang je meer informatie over het proces en welke persoonlijke gegevens hierbij betrokken zijn.

Ontvangers van gegevens en internationale gegevensoverdracht

We gebruiken externe dienstverleners voor onze wervingssoftware en om kandidaten te vinden en evalueren, controles voorafgaand aan de indiensttreding uit te voeren en ons wervingsproces te verbeteren. Deze dienstverleners gebruiken je gegevens alleen voor SMART-gerelateerde doeleinden en mogen die nergens anders voor gebruiken. We verkopen je persoonlijke gegevens niet aan derden. Hieronder vind je een lijst met derden waarmee we gegevens delen om onze wervingsdiensten te kunnen leveren.

Je persoonlijke gegevens kunnen worden ingezien door recruiters en interviewers in het land waar de functie waarnaar je solliciteert zich bevindt, maar ook door recruiters en interviewers in andere landen waar SMART werkzaam is. Administratief personeel en IT-medewerkers van SMART kunnen ook toegang krijgen tot je gegevens. We hebben maatregelen getroffen zodat je gegevens worden beschermd wanneer deze worden verwerkt door dochterondernemingen, gelieerde bedrijven, werknemers of dienstverleners van SMART.

Je hebt toestemming nodig van je referenten voordat je hun persoonlijke informatie deelt met SMART. Deze toestemming valt onder jouw verantwoordelijkheid.

Ongeacht waar je gegevens worden verwerkt, passen we dezelfde bescherming toe die in dit beleid wordt beschreven en volgen we de wettelijke voorschriften voor gegevensoverdracht.

Geautomatiseerde sortering van applicaties

We gebruiken gegevensanalyses en algoritmen om sollicitaties te prioriteren en kandidaten te sorteren op basis van de vaardigheden en sterke punten die nodig zijn voor de functie.

De resultaten worden gecombineerd met andere informatie over de kandidaat en beslissingen worden genomen op basis van menselijke inschattingen. Elke kandidaat wordt op diens eigen verdiensten beoordeeld en kunstmatige intelligentie kan dat niet voor ons doen.

Voor sommige functies kunnen specifieke vereisten of vaardigheden vereist zijn (bv. taalvaardigheid, beroepskwalificaties, certificeringen of een bepaald aantal jaren ervaring). Sollicitaties die niet aan deze vereisten voldoen, kunnen automatisch worden afgewezen.

Bewaring van gegevens

Als je een baan bij ons aanneemt, worden de persoonlijke gegevens die we tijdens het wervingsproces hebben verzameld onderdeel van je personeelsdossier. We bewaren deze gegevens in overeenstemming met de specifieke wettelijke vereisten van het land en het beleid dat van toepassing is op SMART-werknemers.

Als we je niet in dienst nemen, en je geen bezwaar maakt op de manier die je kunt vinden in het hoofdstuk 'Jouw rechten', kunnen we je persoonlijke gegevens alsnog maximaal twee (2) jaar bewaren en gebruiken voor systeemadministratiedoeleinden en om je in aanmerking te nemen voor mogelijke toekomstige functies. Daarna verwijderen we al je gegevens.

Het kan zijn dat we met je in contact willen blijven en je in overweging willen nemen voor toekomstige vacatures. In zulke gevallen vragen we je toestemming om je op te nemen in een van onze wervingsprogramma's waarmee je meer te weten kunt komen over SMART en met ons in contact te blijven, voor of nadat je formeel hebt gesolliciteerd naar een vacature. Deelname aan deze wervingsprogramma's is volledig optioneel.

Je kunt op elk moment verzoeken om verwijdering van je gegevens door een e-mail te sturen naar privacy@smarttech.com.

Beveiliging

We gebruiken algemeen aanvaarde technische en operationele beveiligingsmaatregelen om je persoonlijke gegevens te beschermen. Alleen geautoriseerd personeel van SMART en de onderstaande externe dienstverleners hebben toegang tot deze gegevens en moeten deze vertrouwelijk behandelen.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan echter volledige bescherming garanderen tegen verlies, misbruik of wijziging van persoonlijke informatie. SMART is niet verantwoordelijk voor schade of aansprakelijkheid als gevolg van dergelijke tekortkomingen in de beveiliging. Door gebruik te maken van onze diensten accepteer je dat gegevens en communicatie, zoals e-mails en andere elektronische communicatie, toegankelijk kunnen zijn voor onbevoegde derden wanneer deze via het internet worden verzonden. Deze disclaimer heeft geen invloed op aansprakelijkheid die niet kan worden uitgesloten of beperkt onder de wet.

JOUW RECHTEN

Volgens de toepasselijke wetgeving, inclusief uitzonderingen, heb je de volgende rechten bij de persoonlijke gegevens die we van je verzamelen:

• het recht om te vragen welke persoonlijke gegevens we van je hebben en hoe we deze gebruiken;
• het recht om een kopie te vragen van de persoonlijke gegevens die we over je bewaren;
• het recht om te vragen dat we je persoonlijke gegevens corrigeren of wijzigen;
• het recht om om verwijdering van je persoonlijke gegevens te vragen; en
• het recht om ons te vragen de verwerking van je persoonlijke gegevens te stoppen of te beperken.

Om je privacy en veiligheid te beschermen, moeten we mogelijk je identiteit verifiëren voordat we bepaalde verzoeken uitvoeren, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Als iemand het verzoek namens jou indient (zoals een gevolmachtigd persoon) en deze persoon geen bewijs van bevoegdheid kan overleggen (zoals een volmacht), kunnen we om aanvullend bewijs vragen, zoals een schriftelijke volmacht. Ook kunnen we rechtstreeks contact met je opnemen om het verzoek te bevestigen.

Als je je rechten over je persoonsgegevens wilt uitoefenen, kun je dit doen door:

• een e-mail met een verzoek te sturen naar privacy@smarttech.com
• per post contact met ons op te nemen:

+1.403.245.0333

Melding van datalek

Als we een lek in persoonlijke gegevens ontdekken, zullen we je zonder onnodige vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur nadat we ons bewust zijn geworden van het lek daarvan op de hoogte stellen. Dit doen we niet als het onwaarschijnlijk is dat het lek in verband met de gegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Ons bericht over een lek moet duidelijk en helder zijn omschreven en tenminste de volgende informatie bevatten:

1. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpersoon
2. Een beschrijving van de aard van het lek
3. Mogelijke gevolgen van het lek
4. Adviezen waarmee betrokkenen zichzelf kunnen beschermen, en
5. De maatregelen die SMART heeft genomen of voorstelt om het lek te dichten.

Cookies

Voor een betere ervaring gebruiken onze webpagina's en Diensten 'cookies'. Cookies zijn kleine bestanden die op je computer of apparaat worden geplaatst. In de meeste webbrowsers kun je cookies zelf beheren via de browserinstellingen. Je kunt cookies accepteren en ze later of als je je browser afsluit weer verwijderen.

Sommige van onze online wervingsactiviteiten worden gehost door derden. Wanneer je websites bezoekt die door deze derden worden beheerd kunnen zij, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, hun eigen cookies of andere trackingtechnologieën op je apparaat plaatsen. Wij raden je aan om de Privacyverklaringen van deze websites te lezen voordat je persoonsgegevens aan derden geeft.

VERANDERINGEN IN DIT BELEID

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken bij veranderingen in onze activiteiten, of om te voldoen aan nieuwe wettelijke en regelgevende vereisten. Het aangepaste beleid wordt op onze website geplaatst: SMART Tech Privacybeleid.