SMART Technologies Datenschutzrichtlinie für die Personalbeschaffung

Zweck

Diese Datschutzrichtlinie für die Personalbeschaffung (die „Richtlinie“) erklärt, wie SMART Technologies ULC („SMART“, „uns“ oder „wir“) und seine Tochtergesellschaften, darunter unter anderem SMART Technologies Corporation, SMART Technologies (Seattle) Inc., SMART Technologies (Germany) GmbH, SMART Technologies (France) SAS, SMART Technologies (GB) Limited, SMART Technologies (Middle East) FZE, SMART Technologies (China) Co., Ltd., SMART Technologies (Singapore) Private Limited, SMART Technologies (APAC) Inc., SMART Technologies (EMEA) Inc., and SMART Technologies (LATAM) Inc., Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Einstellungs- und Beschäftigungsprozessen von SMART erheben, nutzen, verarbeiten, speichern und schützen.

„Personenbezogene Daten“ sind individuell identifizierbare Informationen, die eine natürliche Person (nicht ein Unternehmen) identifizieren oder mit vertretbarem Aufwand zur Identifizierung einer natürlichen Person verwendet werden können.

Diese Richtlinie gilt für Bewerber auf offene Stellen, potenzielle Kandidaten und Personen, die an unseren Einstellungsprogrammen und Veranstaltungen teilnehmen.

Mit der Übermittlung Ihrer Daten an uns erklären Sie sich einverstanden, dass:

• Sie diese Richtlinie gelesen und verstanden haben und ihr zustimmen;
• Sie nicht verpflichtet sind, die angeforderten Informationen anzugeben, oder Details, die Sie nicht preisgeben möchten, unkenntlich machen können;
• alle von Ihnen gemachten Angaben nach bestem Wissen und Gewissen wahrheitsgemäß sind und Sie nicht wissentlich relevante Informationen ausgelassen haben; und
• dass diese Richtlinie kein Beschäftigungsangebot und kein Teil eines Arbeitsvertrags ist, der den von SMART eingestellten Bewerbern angeboten wird.

Von uns erfasste personenbezogenen Daten

Wir erheben personenbezogene Daten direkt von Ihnen, wenn Sie sich über unser Online-Bewerbungsverfahren auf eine Stelle bewerben, z. B. Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Kontaktdaten, Ihren beruflichen und schulischen Werdegang, Ihre Leistungen, Ausweisdokumente, Zeugnisse und alle Informationen, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften erforderlich sind (z. B. Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis).

Wir können bei Veranstaltungen oder im Rahmen des Einstellungsverfahrens Fotos oder Videos machen. Wenn Sie ein Angebot von uns erhalten, führen wir eine Hintergrundprüfung durch und können, soweit nach geltendem Recht zulässig, Daten über Straftaten und Verfahren abfragen. Darüber hinaus können wir ähnliche personenbezogene Daten über Sie von Dritten, Auskunfteien, Strafverfolgungsbehörden, Personalvermittlungsfirmen, Ihren Referenzen, früheren Arbeitgebern, SMART-Mitarbeitern, die an Ihrem Einstellungsverfahren beteiligt waren, und Anbietern von Hintergrundprüfungen für die Beschäftigung erheben. Wir können auch öffentlich zugängliche Informationen über Sie von Social-Media-Plattformen sammeln.

In begrenzten Fällen und soweit gesetzlich zulässig, können wir Informationen über gesundheitliche und medizinische Eigenschaften erfassen, um Verpflichtungen im Bereich des öffentlichen Gesundheitswesens und der Sicherheit am Arbeitsplatz zu erfüllen und angemessene Vorkehrungen während des Bewerbungsprozesses zu treffen.

Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten aus legitimen Gründen der Personal- und Geschäftsverwaltung, einschließlich:

• Identifizierung und Bewertung von Bewerbern für aktuelle und künftige Beschäftigungsmöglichkeiten;
• Führung von Personalbeschaffungs- und Einstellungsunterlagen;
• Gewährleistung der Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen;
• Überprüfung Ihrer Angaben, die Überprüfung von Referenzen und/oder die Durchführung von Background Checks (falls zutreffend);
• zum Schutz unserer gesetzlichen Rechte, soweit dies gesetzlich zulässig ist;
• zur Kommunikation mit Ihnen über das Personalbeschaffungsverfahren und/oder Ihre Bewerbung(en); und
• zur Verbesserung des Personalbeschaffungsprozesses von SMART.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken beruht auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

• unseren berechtigten Geschäftsinteressen zur Bewertung Ihrer Bewerbung und zur Verbesserung unseres Einstellungsverfahrens;
• der Erfüllung vertraglicher und vorvertraglicher Maßnahmen im Zusammenhang mit Ihrer potenziellen Beschäftigung; und
• der Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften, einschließlich derjenigen, die die öffentliche Gesundheit und die Sicherheit am Arbeitsplatz betreffen.

Hintergrundüberprüfung

Wenn Sie ein Stellenangebot von uns erhalten, führen wir entweder selbst oder über einen Dritten eine Hintergrundüberprüfung durch. Wenn eine Zuverlässigkeitsüberprüfung erforderlich ist, kann sich ein Drittanbieter mit Ihnen in Verbindung setzen und Sie um Ihre Erlaubnis bitten, auf Ihre Daten zuzugreifen. Zu diesem Zeitpunkt erhalten Sie nähere Informationen über das Verfahren und darüber, welche personenbezogenen Daten betroffen sind.

Datenempfänger und internationale Datenübermittlung

Wir nutzen Drittanbieter für unsere Rekrutierungssoftware und um uns dabei zu helfen, Kandidaten zu finden und zu bewerten, Prüfungen vor der Einstellung durchzuführen und unseren Einstellungsprozess zu verbessern. Diese Anbieter verwenden Ihre Daten nur für die Zwecke von SMART und dürfen sie nicht für andere Zwecke nutzen. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Nachstehend finden Sie eine Liste der Drittparteien, denen wir Ihre Daten übermitteln, um Ihnen unsere Personalvermittlungsdienste anbieten zu können.

Auf Ihre personenbezogenen Daten können Personalverantwortliche und Interviewer in dem Land zugreifen, in dem sich die Stelle befindet, auf die Sie sich bewerben, sowie Personalverantwortliche und Interviewer in anderen Ländern innerhalb der weltweiten SMART Organisation. Nach der Einstellung können auch Verwaltungsmitarbeiter und IT-Mitarbeiter bei SMART auf Ihre Daten zugreifen. Wir haben Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind, wenn sie von Tochtergesellschaften, verbundenen Unternehmen, Mitarbeitern oder Dienstleistern von SMART verarbeitet werden.

Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Zustimmung der von Ihnen als Referenzen angegebenen Personen einzuholen, bevor Sie deren persönliche Daten an SMART weitergeben.

Unabhängig davon, wo Ihre Daten verarbeitet werden, wenden wir dieselben Schutzmaßnahmen an, die in dieser Richtlinie beschrieben sind, und befolgen die rechtlichen Rahmenbedingungen für Datenübertragungen.

Automatisierte Sortierung der Bewerbungen

Wir verwenden Datenanalysen und Algorithmen, die uns dabei helfen, die Bewerbungen zu priorisieren und die Bewerber auf der Grundlage der für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Stärken zu sortieren.

Die Ergebnisse werden mit anderen Informationen über den Kandidaten kombiniert, und die Entscheidungen werden nach der Beurteilung und Entscheidung von einem Menschen getroffen. Jeder Kandidat wird nach seinen eigenen Verdiensten bewertet, die künstliche Intelligenz übernimmt dies nicht für uns.

Für einige Funktionen können bestimmte Voraussetzungen oder Fähigkeiten erforderlich sein (z. B. die Beherrschung einer Sprache, berufliche Qualifikationen, Zertifizierungen oder eine bestimmte Anzahl von Jahren an Erfahrung). Bewerbungen, die diesen Anforderungen nicht genügen, können automatisch abgelehnt werden.

Datenspeicherung

Wenn Sie ein Stellenangebot von uns annehmen, werden die während des Einstellungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten Teil Ihrer Personalakte. Diese Daten werden gemäß den spezifischen rechtlichen Anforderungen des Landes und der für SMART-Mitarbeiter geltenden Richtlinie aufbewahrt, die Ihnen während des Onboardings mitgeteilt wird.

Wenn wir Sie nicht einstellen und, sofern Sie nicht dem im folgenden Abschnitt „Ihre Rechte“ beschriebenen Verfahren widersprechen, können wir Ihre personenbezogenen Daten jedoch bis zu zwei (2) Jahre lang zu Zwecken der Systemverwaltung aufbewahren und verwenden, um Sie für potenzielle zukünftige Aufgaben in Betracht zu ziehen. Danach werden wir alle Ihre Daten löschen.

Es kann sein, dass wir mit Ihnen in Kontakt bleiben und Sie für zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten in Betracht ziehen möchten. In einem solchen Fall werden wir Sie um Ihre Zustimmung bitten, Sie in eines unserer Einstellungsprogramme aufzunehmen, das Ihnen die Möglichkeit bietet, SMART weiter kennenzulernen und mit uns in Kontakt zu bleiben, entweder bevor oder nachdem Sie sich offiziell auf eine Stelle bewerben. Die Teilnahme an diesen Personalbeschaffungsprogrammen ist vollkommen freiwillig.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen, indem Sie eine E-Mail an privacy@smarttech.com senden.

Sicherheit

Wir verwenden allgemein anerkannte technische und betriebliche Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Nur autorisiertes SMART-Personal und die unten aufgeführten Drittdienstleister haben Zugang zu diesen Daten und sind verpflichtet, sie vertraulich zu behandeln.

Allerdings können keine Sicherheitsmaßnahmen einen vollständigen Schutz vor Verlust, Missbrauch oder Veränderung von persönlichen Daten garantieren. SMART ist nicht verantwortlich für Schäden oder Verbindlichkeiten, die aus solchen Sicherheitsmängeln resultieren. Durch die Nutzung unserer Dienste erkennen Sie an, dass Daten und Mitteilungen, einschließlich E-Mails und anderer elektronischer Mitteilungen, bei der Übertragung über das Internet von unbefugten Dritten eingesehen werden können. Dieser Haftungsausschluss berührt nicht die Haftung, die nach dem Gesetz nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden kann.

IHRE RECHTE

Vorbehaltlich des geltenden Rechts, einschließlich der Ausnahmen, haben Sie die folgenden Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir über Sie sammeln:

• das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erfasst haben und wie wir sie verwenden;
• das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie gespeichert haben;
• das Recht, die Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen; und
• das Recht, von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen oder einschränken.

Um Ihre Privatsphäre und Sicherheit zu schützen, müssen wir möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor wir bestimmte Anfragen bearbeiten, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Wenn jemand die Anfrage in Ihrem Namen stellt (z. B. ein Bevollmächtigter) und keinen Nachweis seiner Befugnis erbringt (z. B. eine Vollmacht), können wir zusätzliche Nachweise verlangen, z. B. eine schriftliche Vollmacht, oder Sie direkt kontaktieren, um die Anfrage zu bestätigen.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten wahrnehmen möchten, können Sie:

• uns ein E-Mail senden: privacy@smarttech.com
• uns per Post kontaktieren:

+1.403.245.0333

Benachrichtigung über einen Verstoß

Wenn wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangen, werden wir Sie unverzüglich und nach Möglichkeit spätestens 72 Stunden nach Bekanntwerden der Verletzung benachrichtigen, es sei denn, dass es unwahrscheinlich ist, dass die Verletzung der Daten zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Unsere Mitteilung über eine Verletzung muss in klarer und einfacher Sprache abgefasst sein und mindestens folgende Angaben enthalten:

1. Kontaktdaten des Datenchutzbeauftragten oder eines sonstigen Ansprechpartners,
2. eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten,
3. eine Beschreibung der voraussichtlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten,
4. Ratschläge zu möglichen Schritten, die die betroffene Person zu ihrem eigenen Schutz unternehmen kann, und
5. eine Beschreibung der von SMART ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.

Cookies

Um Ihr Erlebnis zu verbessern, verwenden unsere Webseiten und Dienste „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer oder Gerät gespeichert werden. Die meisten Webbrowser erlauben eine gewisse Kontrolle über Cookies über die Browsereinstellungen. Sie können Cookies akzeptieren und sie dann zu einem späteren Zeitpunkt oder beim Beenden Ihres Browsers löschen.

Darüber hinaus werden einige unserer Online-Einstellungsaktivitäten von Dritten gehostet. Wenn Sie auf Websites zugreifen, die von diesen Drittanbietern betrieben werden, können diese, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, eigene Cookies oder andere Tracking-Technologien auf Ihrem Gerät platzieren. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen dieser Websites zu lesen, bevor Sie personenbezogene Daten an Dritte übermitteln.

ÄNDERUNGEN AN DIESER RICHTLINIE

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um Änderungen in unserem Betrieb widerzuspiegeln oder um neue rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Die aktualisierte Richtlinie wird auf unserer Website ​​SMART Tech Datenschutzrichtlinien​​ veröffentlicht.